Avant de proposer quoi que ce soit, on passe du temps avec votre équipe pour comprendre ses process. Les automatisations viennent ensuite, adaptées à ce qu'on a vu.
Décrire votre besoinUn logiciel du marché est conçu pour convenir au plus grand nombre. Il ne connaît pas les règles et les habitudes propres à votre entreprise, et c'est souvent là que le temps se perd.
Le client qu'on ne relance jamais, la commande qui passe toujours avant les autres. Un outil standard les traite comme tout le reste.
Le tableur partagé que toute l'équipe utilise depuis des années. Il contient des informations qu'on ne retrouve nulle part ailleurs.
Vos catégories, vos abréviations, vos statuts. Une automatisation qui ne les comprend pas range mal ce qu'elle reçoit.
L'étape que seule une personne sait faire, et qui bloque tout le reste quand elle est absente.
Automatiser sans tenir compte de ces particularités donne un système qui fonctionne sur le papier, et que l'équipe finit par contourner. Arphyos part d'elles pour construire.
Exemple type
Une entreprise de négoce d'une trentaine de personnes. Ce cas est inventé pour illustrer la démarche, mais il ressemble à beaucoup d'autres.
Les commandes arrivent par mail. Chaque matin, une assistante les ressaisit dans le logiciel de gestion. Deux règles ne sont écrites nulle part : les commandes de trois clients historiques passent en priorité, et toute commande importante doit être validée par le directeur commercial avant d'être lancée.
La lecture des mails et la saisie seraient automatisées. Les deux règles seraient intégrées au circuit : les clients prioritaires remontent en tête de liste, les grosses commandes partent en validation avant d'être saisies. Un mail qui ne ressemble à aucune commande connue reste dans la boîte de l'assistante.
Arphyos vous accompagne du premier diagnostic jusqu'au suivi, en partant à chaque étape de ce qui existe déjà chez vous.
On observe comment chaque tâche est réellement faite chez vous, exceptions comprises. Ça permet de trier : certaines valent le coup d'être automatisées, d'autres prennent trop peu de temps ou sont trop irrégulières. L'audit sert aussi à dire non.
On construit des systèmes IA lisibles : documentés, modifiables, et repris par quelqu'un d'autre si besoin. Votre équipe doit pouvoir comprendre ce qui tourne chez elle.
Les outils changent de version, les modèles évoluent, un cas imprévu finit toujours par arriver. Le suivi mensuel couvre ça.
Le formulaire en bas de cette page passe par ce circuit. C'est une automatisation volontairement simple, construite avec les mêmes outils que ceux proposés aux clients.
Rien ne dépend d'une boîte mail qu'on oublie d'ouvrir : chaque demande laisse une trace et déclenche un signal. Les mêmes principes s'appliquent à un devis, une relance ou un rapport, avec plus d'étapes et plus de cas à prévoir.
Quatre étapes, dont la première est gratuite et la deuxième se suffit à elle-même.
Quarante-cinq minutes pour comprendre comment vous travaillez et où le temps se perd. On vous dit ensuite si un audit a du sens. Parfois non.
Cartographie des process en place, volume réel de chaque tâche, faisabilité technique. Il se suffit à lui-même, rien n'oblige à aller plus loin.
Les process retenus sont traités par ordre de priorité. Chaque automatisation tourne d'abord sur des cas réels avant de passer en production.
Mensuel. Pour les mises à jour et les cas qu'on n'avait pas vus venir.
Un rapport écrit pour un dirigeant, pas pour un informaticien. Vous le gardez, que vous poursuiviez avec Arphyos ou non.
Deux minutes pour décrire vos tâches récurrentes. On revient vers vous pour fixer un premier échange de quarante-cinq minutes, gratuit et sans engagement. Devis sur mesure à l'issue.
Remplir le formulaire